Cuestiones generales

El propósito del canal de denuncias consiste en fomentar un entorno seguro y ético, donde los empleados y partes interesadas puedan informar sobre actividades ilícitas o conductas inapropiadas dentro de nuestra organización.

Este protocolo se aplica exclusivamente a todos los empleados de APROSER, contratistas, proveedores, y cualquier persona incluida en el ámbito personal de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

En modo alguno su aplicación se extiende a las actuaciones que lleven a cabo las empresas asociadas o el personal integrado en las mismas, ajenas a su actuación como integrante de los órganos de Gobierno asociativos.

El canal de denuncias cumple con la Directiva Europea sobre Whistleblowing, garantizando la confidencialidad y protección de los denunciantes, así como, en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Este canal de denuncias está diseñado y gestionado de una forma segura, de modo que garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

A su vez, ofrece las garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.

La finalidad de este canal es proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados en la misma.

Se garantiza, en todo momento, el respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.

Proceso de presentación de denuncias

Las denuncias se pueden presentar en línea a través de un formulario en el sitio web.

Se permite el anonimato en las denuncias, pero se solicita a los denunciantes a proporcionar la mayor cantidad de información posible para facilitar las investigaciones.

Al hacer la comunicación, el denunciante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.

Todos los datos personales recopilados se manejarán de acuerdo con las regulaciones de protección de datos aplicables conforme a la política de privacidad del canal de denuncias.

El compliance officer ha sido designado como responsable del canal de denuncias y se encargará de recibir, evaluar y gestionar las denuncias.

Si la denuncia se identifica con un presunto acoso laboral, derivará la denuncia de conformidad con lo establecido en el protocolo específico en materia de prevención contra el acoso laboral, activando, si procede, dicho protocolo de actuación.

Recibida la comunicación, el compliance officer debe enviar acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción.

Las denuncias recibidas se registrarán de manera oportuna, asignándoles un número de referencia único para su seguimiento.

El compliance officer llevará a cabo una evaluación inicial de cada denuncia para determinar su relevancia y credibilidad.

Se garantiza la confidencialidad y el tratamiento imparcial de las denuncias durante esta fase de evaluación.

Se establece la posibilidad de informar y ser oída a la persona afectada sobre las conductas que se le atribuyen

Se establece un plazo máximo de 3 meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación a contar desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, podrá extenderse hasta un máximo de otros 3 meses adicionales.

Registrada la información, el compliance officer deberá comprobar si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del Manual de riesgos de APROSER.

Realizado este análisis preliminar, decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a 10 días desde la fecha de entrada en el canal:

a) Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:

• Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
• Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción de las conductas descritas en el Manual de prevención de riesgos de APROSER.
• Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
• Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.

La inadmisión se comunicará al denunciante dentro de los 5 días siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

b) Admitir a trámite la comunicación.

La admisión a trámite se comunicará al informante dentro de los 5 días siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

c) Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.

Se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de esta, así como de los hechos relatados de manera sucinta.

Adicionalmente se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales.

No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

Durante la instrucción se dará noticia de la comunicación con sucinta relación de hechos al investigado.

Esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considera que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

Concluidas todas las actuaciones, el compliance officer emitirá un informe que contendrá al menos:

• Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.
• La clasificación de la comunicación a efectos de conocer su prioridad o no en su tramitación.
• Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
• Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.

Emitido el informe, el compliance officer adoptará alguna de las siguientes decisiones:

• Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada.
• Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
• Traslado de todo lo actuado a presidencia y a la secretaría general.

APROSER se compromete a proteger a los denunciantes contra represalias o consecuencias adversas como resultado de su denuncia, para lo cual se establecerá un mecanismo para recibir quejas formales y se tomarán medidas disciplinarias si se confirma la existencia de represalias.